Software de gestión de inspecciones
Diseñado para lo que viene
Gestiona las solicitudes de inspección, las asignaciones, la ejecución, la determinación de la conformidad, la elaboración de informes y la facturación en una única plataforma integrada, diseñada en función de las necesidades operativas de los organismos de inspección.
¿Qué es un software de gestión de inspecciones?
El software de gestión de inspecciones ayuda a los organismos de inspección a gestionar todo el proceso, desde la solicitud y la planificación hasta la inspección, la elaboración de informes y la facturación, todo ello en un único sistema integrado.
La inspección en sí se centra en examinar un artículo según unos requisitos específicos, registrar las pruebas y los resultados, y, cuando proceda, determinar su conformidad. El software diseñado específicamente para este fin conecta este trabajo con los pasos comerciales y operativos que lo rodean, sin obligar a todos los servicios de inspección a seguir el mismo proceso.
¿Por qué los organismos de inspección se quedan pequeños para las herramientas genéricas?
El problema no suele ser que una hoja de cálculo, un CRM, una herramienta de planificación o una app de campo no puedan realizar una tarea concreta. El problema surge cuando las conexiones entre esas tareas dependen de volver a introducir datos, del correo electrónico, de la memoria de cada uno o de comprobaciones manuales. A medida que el volumen o la complejidad del trabajo de inspección aumentan, esa fragmentación genera un coste operativo real.
Una plataforma diseñada específicamente para este fin cobra valor cuando el reto ya no es una tarea aislada, sino mantener la conexión entre el alcance de la inspección, la asignación, las pruebas, los resultados y la elaboración de informes a lo largo de todo el flujo de trabajo.
| Dónde se interrumpe tu trabajo de inspección | Cuánto te cuesta |
|---|---|
| La información sobre el alcance, la planificación y las inspecciones se reproduce en todas las herramientas | Trabajo administrativo duplicado, traspasos más lentos y más margen para errores |
| La asignación de inspectores depende de datos fragmentados sobre competencia, disponibilidad, autorización e imparcialidad | Más comprobaciones manuales y mayor riesgo de asignaciones inadecuadas |
| Los datos, los resultados y los informes se reparten entre distintos documentos y plantillas | Archivos incompletos, elaboración manual de informes y menor trazabilidad de los resultados |
| Más servicios, sedes, inspectores o volumen aumentan la necesidad de coordinación en una estructura ya de por sí fragmentada | Los cuellos de botella son más difíciles de detectar y el crecimiento aumenta la carga administrativa en lugar de la capacidad |
¿En qué consiste una ¿Cómo es ?
Un proceso de inspección conectado mantiene intacto el contexto del trabajo a medida que pasa de los equipos comerciales, de planificación, de inspección y de elaboración de informes. La información que debe seguir siendo compartida permanece conectada, mientras que los distintos servicios de inspección pueden conservar los métodos y controles que realmente necesitan.
¿Cómo ayuda Zertic a los organismos de inspección?
Zertic integra los procesos comerciales, operativos y de inspección relacionados con la propia inspección en una única plataforma configurable. El objetivo no es encasillar todos los servicios de inspección en un mismo modelo, sino conectar la información que debe seguir siendo compartida, permitiendo al mismo tiempo diferencias reales en cuanto a métodos, terminología y controles.
El proceso de inspección de « »
El software de inspección debería integrar los pasos operativos relacionados con la propia inspección, de modo que el alcance, los requisitos, las pruebas y los resultados sigan estando vinculados a medida que el trabajo pasa de un equipo a otro.
1. Define el trabajo
- Solicitud de inspección
Indica el artículo que hay que inspeccionar, la ubicación, el servicio solicitado y los requisitos que se aplican. - Análisis del alcance y presupuesto
Plasmará la solicitud en un presupuesto acordado y mantendrá el alcance de la inspección confirmado para el trabajo posterior.
2. Planificar y llevar a cabo
- Planificación y asignación de inspectores
Selecciona y programa al inspector adecuado según su disponibilidad, ubicación, competencia o autorización, y los requisitos de imparcialidad. - Realización de la inspección
Proporciona las instrucciones, formularios y listas de comprobación pertinentes, y recoge las observaciones, mediciones, pruebas y resultados en un informe de inspección estructurado.
3. Determina y documenta el resultado
- Determinación de la conformidad
Evalúa los resultados de la inspección en función de los requisitos especificados y registra el resultado correspondiente cuando la determinación de la conformidad forme parte del servicio. - Informes
Usa el registro de inspección cumplimentado para elaborar el informe de inspección, el certificado u otro documento controlado que se requiera, incluyendo la revisión o aprobación cuando sea necesario.
4. Seguimiento
- Seguimiento y nueva inspección
Gestiona el seguimiento correctivo, la nueva inspección u otras actividades posteriores cuando así lo exija el servicio, el contrato, el programa o el procedimiento. - Facturación
Traslada el trabajo completado a la facturación sin tener que volver a introducir la información de inspección subyacente.
¿Cómo puede un programa informático facilitar las operaciones basadas en la norma ISO/IEC 17020?
La norma ISO/IEC 17020 se centra en la competencia, la imparcialidad y el funcionamiento coherente de los organismos de inspección. El software puede facilitar los flujos de trabajo controlados y la gestión de registros relacionados con estas responsabilidades, pero por sí solo no garantiza que un organismo de inspección cumpla con la normativa ni que esté acreditado.
Dependiendo del ámbito configurado, una plataforma puede ayudar a un organismo de inspección a:
• Ten a mano la información sobre la cualificación del inspector, sus autorizaciones y el alcance de su trabajo durante la intervención.
• Incluir controles de imparcialidad o de conflictos de intereses cuando así lo exija el procedimiento de la organización.
• Usa instrucciones detalladas, formularios, listas de comprobación y pasos del flujo de trabajo.
• Reúne en un único registro trazable los requisitos, las pruebas de inspección, los resultados, los resultados de conformidad, los informes, las aprobaciones o revisiones (cuando sea necesario) y los cambios.
• Asigna roles y derechos de acceso para que las responsabilidades queden claras.
El organismo de inspección sigue siendo responsable de definir y aplicar los métodos adecuados, los criterios de competencia, los controles de imparcialidad, los controles de los equipos, la gobernanza y otros requisitos aplicables.
¿Zertic puede utilizarse para diferentes tipos de trabajos de inspección?
Zertic se puede configurar en función de diferentes elementos, requisitos, métodos y modelos operativos. Esto puede incluir trabajos puntuales o recurrentes, varias ubicaciones, diferentes equipos y actividades presenciales o a distancia, siempre que el método de inspección aplicable lo permita.
A la hora de definir el alcance, la cuestión importante no es simplemente en qué sector trabajas, sino cómo se diferencian tus servicios de inspección en cuanto a alcance, método, pruebas, requisitos de los inspectores, resultados de conformidad, elaboración de informes y seguimiento. Esas diferencias determinan la configuración adecuada y el alcance de la implementación.
¿Estás valorando algún software de gestión de inspecciones ?
El sistema adecuado debe adaptarse, ante todo, al trabajo de inspección. Nuestra Guía del comprador te ofrece preguntas prácticas para comparar las distintas opciones en cuanto a trazabilidad de principio a fin, idoneidad de los inspectores, métodos de inspección configurables, gestión controlada de pruebas y generación de informes, y arquitectura conectada.
Preguntas frecuentes
sobre el software de gestión de inspecciones
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