Software de gestión de auditorías para organismos de certificación e inspección

Realiza toda la auditoría en un único formato digital: anota los resultados y las no conformidades sobre la marcha, tanto en línea como sin conexión, y entrega a la entidad certificadora un expediente completo y listo para su revisión sin necesidad de volver a trabajar en él manualmente.

Proceso de realización de auditorías con lista de comprobación digital y auditoría
CSI logo with stylized blue swoosh design.
Logotipo de «ABS Quality Evaluations» con un águila.
Logotipo de DEKRA con un diseño de triángulo azul estilizado.
El logotipo del Instituto de Auditores Internos con el diseño del globo terráqueo.
Logotipo de IOAS con un diseño circular abstracto en azul oscuro.
Logotipo de Kiwa con la silueta estilizada de un castor.
El logotipo de Normec, con un diseño de cuadrícula estilizada a la izquierda.
Logotipo de Tasneef con texto azul y diseño subrayado.
Logotipo de TÜV Nederland con texto azul y un diseño de círculo parcial.
Logotipo de ZDH ZERT con un diseño geométrico en azul oscuro.

¿Por qué la realización de auditorías ralentiza a los organismos de certificación?

La mayoría de los organismos de certificación no pierden el tiempo durante la visita de auditoría, sino en las semanas posteriores. Tener que ir detrás de las medidas correctivas y poner en orden los archivos desorganizados antes de la revisión se convierte en una de las partes más caras del proceso, lo que ralentiza el camino desde «auditoría finalizada» hasta «expediente listo».

¿Qué se consigue con una ejecución de auditoría bien gestionada?

El trabajo de campo y la documentación van de la mano desde el primer momento: los auditores recogen las pruebas allí donde deben estar, las no conformidades siguen un flujo de trabajo controlado en lugar de enviarse por correo electrónico, y los expedientes llegan a la revisión completos y con trazabilidad. Los revisores se limitan a validar en lugar de tener que reconstruir todo, y cada expediente es defendible ante tu organismo de acreditación.

¿Cómo funciona la ejecución de auditorías en Zertic?

Zertic gestiona una auditoría desde el trabajo de campo hasta la revisión en un único flujo de trabajo continuo, así que no hay que volver a introducir nada y no se pierde nada entre el terreno y la oficina.

Ilustración de una persona interactuando con un digital

PLAN DE AUDITORÍA

Elabora el plan de auditoría y comunícaselo al cliente

Zertic elabora automáticamente un borrador del plan de auditoría, utilizando los datos de los pasos anteriores y ofreciendo una visión clara de las auditorías anteriores, las no conformidades y las acciones de seguimiento. El plan queda listo para enviarse gracias a la automatización del flujo de trabajo, sin apenas intervención manual.

EJECUTAR

Mantén el trabajo de campo y la documentación sincronizados desde el principio

Los auditores siguen la lista de comprobación adecuada para el alcance del trabajo, recogen las pruebas directamente donde corresponden y siguen trabajando sin necesidad de conexión a Internet. Todo lo que se registra in situ ya está en el sistema al volver: sin transferencias, sin reconstrucciones y sin que falte contexto.

Hombre con lista de verificación junto a un panel de tareas digital, iconos para
Hombre examinando una lista de verificación con una lupa

RESOLUCIÓN

Mantener el impulso en las medidas correctivas

Cuando se detectan no conformidades, el seguimiento se convierte en un proceso gestionado. Los clientes responden a través del portal, la documentación se sube directamente a la no conformidad y tu equipo puede ver qué casos están abiertos, cuáles se han enviado y cuáles están vencidos, todo ello sin necesidad de ningún hilo de correo electrónico.

REVISAR Y CERRAR

Pasa a la revisión con confianza

Antes de que el expediente pase al módulo de Certificados, Zertic lo somete a una revisión técnica y formal. Los revisores trabajan con un expediente completo y trazable, en el que todas las pruebas ya están organizadas y listas para la decisión final.

Ilustración de una persona interactuando con un panel de tareas digital.

¿Qué es un formulario de auditoría digital de «
»?

Un formulario de auditoría digital reúne en un solo lugar el plan de auditoría, la lista de comprobación y la revisión, con los resultados, las no conformidades y los informes ya integrados. Es la columna vertebral de la ejecución de Zertic, no una herramienta añadida.

  • Un único formulario para toda la auditoría — plan, lista de comprobación y revisión en una sola pantalla, con puntuación a medida que avanzas.
  • Las no conformidades que se señalen sobre la marcha — marca una cláusula y entra automáticamente en el flujo de trabajo de no conformidades, sin necesidad de volver a introducirla.
  • Documentos con un solo clic — plan de auditoría, carta de cierre de auditoría e informe generados directamente desde el formulario.
  • Optimización – Las opciones de respuesta predefinidas opcionales evitan tener que escribir y reducen los errores.
  • Historia en stock – Los auditores pueden seleccionar auditorías realizadas anteriormente. En cada campo, al pulsar el botón de sincronización se mostrarán las pruebas si no ha habido cambios.
  • Acceso basado en roles – Varios usuarios pueden trabajar en la misma evaluación a la vez, con permisos según su rol.

Los formularios se configuran según cada norma y están sujetos a control de versiones; los clientes pueden responder a las preguntas señaladas en el portal o subir pruebas directamente, y todo queda registrado en un único archivo trazable, diseñado para auditorías que abarquen múltiples normas, centros y ámbitos integrados.

Persona interactuando con un panel digital y conectado

¿Qué cambia cuando automatizas la ejecución de las auditorías?

SIN ZERTIC

  • Resultados registrados en Word o Excel, sin relación con el expediente de auditoría
  • Los revisores corrigen los archivos en lugar de validarlos
  • Informes elaborados a mano a partir de fuentes distintas
  • El seguimiento de las acciones correctivas se gestiona por correo electrónico, sin un estado centralizado
  • Pruebas almacenadas en carpetas, sin vincularlas a las no conformidades

CON ZERTIC

  • Los resultados se registran in situ y se vinculan al expediente de auditoría desde el principio
  • Los expedientes llegan listos para su revisión: completos, trazables y preparados para tomar una decisión
  • Los informes se generan a partir de los datos recopilados, sin necesidad de recopilarlos manualmente
  • Seguimiento automatizado de las no conformidades con control integrado de las respuestas de los clientes
  • Las pruebas se adjuntan directamente a cada hallazgo y son visibles en el flujo de trabajo

¿Por qué elegir Zertic
para la realización de auditorías?

Zertic Audit Execution está diseñado para adaptarse a la realidad operativa del trabajo de certificación: condiciones de campo sin conexión, equipos con varios auditores, flujos de trabajo estructurados para no conformidades y trazabilidad a nivel de acreditación. Ofrece a tu equipo una ejecución coherente y una visión clara del estado de cada expediente, sin añadir carga administrativa.

Acorta la distancia entre «auditoría finalizada» y «expediente listo»

Si tu equipo quiere una ejecución más pulida, una resolución más rápida de los problemas de NC y archivos que pasen a revisión sin necesidad de retocar nada, Zertic te ofrece la estructura necesaria para conseguirlo.

Ilustración de una persona interactuando con el icono de una carpeta digital.

Realización de auditorías: preguntas frecuentes

Sí. Los auditores acceden a su lista de comprobación, registran los resultados y recopilan pruebas in situ sin necesidad de conexión a Internet. Los datos se sincronizan automáticamente con Zertic en cuanto se conectan a Internet.

Los superusuarios crean cada formulario una vez por norma a partir de una hoja de Excel o LibreOffice que se sube al sistema, o en formato XML, y lo vinculan a un conjunto de formularios con versiones, que incluye ponderaciones, preguntas condicionales, opciones de respuesta y validaciones. No hace falta ningún desarrollo personalizado.

Sí. Puedes gestionar y añadir tus propias normas sin depender de Zertic, utilizando la plantilla de configuración de normas para mantener las normas existentes y añadir otras nuevas.

Sí, a esto lo llamamos el «enfoque estándar local». Gestionas la auditoría, la planificación, las competencias y los NC en Zertic, mientras que la auditoría la realizas en Word. El archivo de la auditoría se adjunta a la tarea de auditoría, y los NC se quedan en Zertic, fuera de las bandejas de entrada personales.

No. La decisión sobre la certificación se toma en el módulo «Certificado». El módulo «Ejecución de la auditoría» prepara un expediente completo y revisado y lo entrega; ahí es donde termina su responsabilidad.

Flujos de trabajo de revisión tanto técnicos como formales, con un proceso de distribución estructurado, solicitudes de corrección y un historial de aprobaciones documentado para fines de acreditación.

Sí. Dependiendo de la fase de la auditoría, el auditor puede elegir una auditoría anterior como base para transferir los datos. Para cumplir con las normas de acreditación, el auditor tiene que pulsar «sincronizar» en cada campo, para que los datos se sincronicen tras dar su consentimiento.