Decisión de certificación
El alcance de la certificación, los datos de auditoría, las no conformidades y las objeciones se evalúan en este paso final. Todos estos datos se comunican al gerente de certificación a través del panel de certificación. Toda la información sobre la decisión está en un solo lugar. Una vez que se toma la decisión, el certificado se crea con solo presionar un botón a través de plantillas prefabricadas.
HISTORIAS DE USUARIOS
La lista de los próximos certificados se presenta en mi panel de control. La preparación del archivo de certificación con todas las auditorías, informes, correspondencia y no conformidades se realiza de forma automática. Tengo toda la información que necesito en un solo panel listo para analizar. La creación de un certificado con todo el alcance, las excepciones y otros datos relevantes se genera con solo presionar un botón.
Solía recibir muchas solicitudes de auditoría de última hora del gerente de certificación. Esto siempre llevó a la reprogramación e involucró a que muchos clientes tengan que adaptarse a nuestra apretada agenda. Con el sistema vemos en tiempo real qué auditoría debe programarse dentro de qué marco de tiempo. No más trabajos urgentes, finalmente podemos concentrarnos en hacer todo el trabajo a tiempo.
Con nuestro portal de clientes vemos si las próximas auditorías están listas para planificarse, programadas en ejecución o realizadas. Ya no perdemos una fecha límite y podemos continuar con nuestros servicios sin preocuparnos por nuestros certificados. Tenemos un portal dedicado para organizar los certificados de transacciones. Esto nos ayuda a realizar nuestras tareas diarias sin ninguna carga administrativa con respecto a nuestros certificados.
TABLERO
Las auditorías, informes, no conformidades, apelaciones y objeciones son visibles en el panel del administrador de certificación. Se notifica al gerente de certificación para que tome una decisión de certificación una vez que se requiera la recertificación. Cuando se toma una decisión, el sistema genera un certificado automáticamente, siguiendo las pautas preestablecidas y el certificado actual del cliente.
El sistema utiliza toda la información relevante en todo el sistema para este certificado: datos de CRM, fechas de nacimiento, alcances de auditoría y auditorías. Con solo presionar un botón, se crea un certificado, se archiva en el sistema, se carga a las partes interesadas externas relevantes y se envía al cliente. Hay un par de opciones con respecto al certificado. El gerente de certificación puede optar por crear un certificado en formato PDF o un certificado puramente digital. Tanto el PDF como el certificado digital pueden tener un código QR para facilitar el acceso.
FUNCIONALIDADES
Los archivos de certificación digital de los que hablamos en la Gestión de Certificación son un paso adelante en la industria de las TIC. Estos archivos se crean en un instante, sin necesidad de administración alguna. Los archivos están protegidos con tecnología de cadena de bloques para garantizar la máxima seguridad. Dado que los archivos son digitales, son fácilmente intercambiables con terceros y es imposible modificarlos. Puede compartir sus certificados con terceros sin preocupaciones.
Técnicamente, el certificado se crea después de que se aprueba la cotización. La creación del certificado en sí la realiza el sistema, utilizando toda la información relevante de las auditorías, el CRM, la correspondencia y el alcance de la auditoría. El sistema crea un archivo de certificación digital que se puede compartir con el cliente a través del correo electrónico o imprimir, si así lo desea, a la antigua. Para asegurarse de que esto se haga de manera oportuna, el gerente de certificación recibe una notificación en su panel de control sobre las decisiones de certificación pendientes.
Además de la generación de certificados, el sistema también permite la creación de informes de Auditoría. Esta opción está disponible en el mismo menú que el certificado y se comparte con los clientes con la misma facilidad. Tanto el certificado como los informes de auditoría son seguros y completamente automatizados. Los informes de auditoría siguen una plantilla prefabricada y están disponibles para cada auditoría realizada. La administración no requiere ningún trabajo manual, ni para el certificado ni para los informes de Auditoría.
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